Behandlingsansvarlig
Leder hos INP er
hovedansvarlig for behandling av personopplysninger i selskapet.
Personopplysninger som lagres
Vår lagring av personopplysninger om våre medlemmer, leverandører og
samarbeidspartnere begrenser seg til følgende: Navn, avdeling, internnummer,
adresse, land, telefonnummer, epost-adresse, funksjon eller stilling, avtalte
aksjoner knyttet til møtevirksomhet og brukernavn og passord for tilgang til
nettside.
Formål med behandlingen
Formålet med behandlingen er å kunne oppfylle avtale mellom selskapet og dets
medlemmer, leverandører
og samarbeidspartnere gjennom medlemsinformasjon, ordrebekreftelser, bestillinger, avtaler
og korrekt dokumentasjon knyttet til avtalte transaksjoner.
Vi har flere systemer i bruk som lagrer og behandler
personopplysninger:
- ERP-system som omhandler medlemsregister og bestillinger relatert til vår drift.
- Epost-program for distribusjon av medlemsinformasjon, bestillinger og øvrig informasjon relatert til vår drift.
- Nettbasert system som omhandler
medlemsinformasjon.
Grunnlaget for behandlingen
Grunnlaget for behandlingen følger av den nye
personvernforordningen sine artikkelpunkter under Art 6. I denne erklæringen
gjelder følgende:
- Grunnlaget for behandling i ERP-system er Art. 6
b). For å kunne gi tilbud, føre ordrer, bestillinger og tilsvarende er vi
avhengig av å lagre et minimum av personopplysninger.
- Grunnlaget for behandling i E-post program er
Art. 6 b). For å kunne distribuere tilbud, ordrebekreftelser, bestillinger og
teknisk informasjon er vi avhengig av å lagre et minimum av personopplysninger.
- Grunnlaget for behandling i dokumentasjonssystem
er Art. 6 b). For å kunne distribuere samsvarserklæringer, testsertifikater med
mer er vi avhengig av å lagre et minimum av personopplysninger.
- Vi benytter utsendelse av epost til våre medlemmer.
Epost-utsendelsene består av relevant informasjon for våre medlemmer, som
sakslister og medlemsinformasjon. Det går normalt 1 måned mellom hver utsendelse. I
tillegg sendes det en gang i året en særlig hilsen til medlemmene. Grunnlaget for
behandling av personopplysninger i denne forbindelse er Art. 6 f.). Vi anser at
vi har en legitim interesse i å kunne informere medlemmene våre. Utsendelse av slik
epost er regulert i Markedsføringsloven § 13 som gir oss legitimitet til å sende
ut denne type epost. Vi har i våre epost-utsendelser tilrettelagt for at
medlemmene
enkelt skal kunne reservere seg mot å motta e-post. Det gis uttrykkelig
informasjon om dette i hver enkelt epost-utsendelse, og reservasjon skjer ved et
enkelt «klikk». .
- Grunnlaget for behandling av personopplysninger
knyttet til møtevirksomhet er Art. 6 b). For å kunne gjennomføre inngått avtale
eller tiltak før avtaleinngåelse, må vi kunne lagre kontaktinformasjon og
informasjon om aktuelle handlinger. I noen tilfeller lagrer vi også
informasjonen fra møtene selv om det ikke er blitt avtalt aktuelle aksjoner fra
en eller begge parter. Personopplysningene og informasjonen vil kunne bli brukt
som bakgrunn for senere møter. Grunnlaget for dette er art. 6 f.).
Innhenting av personopplysninger
Vi innhenter i all hovedsak
informasjon om våre medlemmer, leverandører og samarbeidspartnere direkte fra
disse. Unntak kan være foretaksregistre i de tilfeller vi ikke har fått
tilstrekkelig informasjon om selskapets ledelse.
Vi bruker informasjonskapsler
på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best mulig kundeopplevelse og
service. Vår bruk av informasjonskapsler er svært begrenset og, og da med
følgende formål; språkstyring og som hjelp for bruker til å kunne navigere i
dokumentasjonssystem.
Det blir ikke utført sporing
eller deling av informasjonskapsler.
Utlevering av opplysninger til tredjeparter
Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte
utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til
det. Unntatt fra dette er personopplysninger som gis til kunder, leverandører
eller andre samarbeidspartnere som en naturlig del av selskapets drift.
Sletting av personopplysninger
Vi vil normalt ikke få kunnskap om at kontaktpersoner hos
våre leverandører og samarbeidspartnere slutter. Sletting av
personopplysninger skjer derfor kun i de tilfeller vi blir bedt om det, og da
forutsatt at det ikke er i strid med myndighetskrav, for eksempel gitt i
bokføringsloven.
Rettigheter for den registrerte
Vi behandler dine personopplysninger i henhold til
personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du
kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting
eller sletting av opplysninger.
Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med
reglene.
Personvernombud
Selskapet er ikke offentlig virksomhet, behandler ikke
informasjon om straffedømte og i svært liten grad sensitiv informasjon.
Selskapet har derfor valgt ikke å ha personvernombud.
Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger ved egne avtaler med
databehandlere, ved adgangsrestriksjoner ved både fysisk og virtuell adgangs- og
tilgangskontroll, samt spesiell begrensning til mappestrukturer der dette er
aktuelt.
Kontaktinformasjon
Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert,
retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser:
post@inp-partiet.no
